Apa Itu Procurement Staff, Tanggung Jawab, Jobdesc, Skill, Dan Gaji

tiketloker.com – Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan kompetitif, peran seorang Procurement Staff atau staf pengadaan menjadi semakin penting. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan bahan baku, barang, atau jasa yang dibutuhkan dengan harga terbaik dan kualitas yang sesuai. Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai apa itu Procurement Staff, tanggung jawab, deskripsi pekerjaan, skill keterampilan yang diperlukan, dan informasi mengenai gaji.

Apa Itu Procurement Staff?

Procurement staff adalah individu yang bertanggung jawab untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa di dalam sebuah organisasi. Mereka memastikan bahwa setiap pembelian yang dilakukan perusahaan sesuai dengan kebutuhan operasional, berkualitas baik, dan efisien dari segi biaya.

Peran procurement sangat vital dalam menjaga kelangsungan operasional perusahaan. Mereka berperan dalam memastikan bahwa semua kebutuhan material dan jasa yang diperlukan tersedia tepat waktu, dengan harga yang kompetitif, dan kualitas yang sesuai dengan standar perusahaan.

Tanggung Jawab Procurement Staff

Tanggung jawab Procurement Staff bisa bervariasi tergantung pada ukuran dan jenis perusahaan. Namun, beberapa ini tanggung jawab utamanya:

1. Mengelola Proses Pengadaan

Procurement Staff harus memastikan bahwa semua barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan tersedia tepat waktu. Mereka harus mengikuti prosedur pengadaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan memastikan bahwa semua pembelian dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

2. Berhubungan Dengan Pemasok

Mereka harus membangun dan memelihara hubungan baik dengan pemasok. Ini termasuk mencari pemasok baru, mengevaluasi kinerja pemasok yang ada, dan mengelola kontrak dengan pemasok.

3. Mengontrol Biaya

Harus memastikan bahwa perusahaan mendapatkan nilai terbaik untuk setiap pembelian. Mereka harus bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik dan mencari cara untuk mengurangi biaya pengadaan.

4. Memastikan Kepatuhan

Harus memastikan bahwa semua proses pengadaan sesuai dengan peraturan dan kebijakan perusahaan serta hukum yang berlaku. Ini termasuk memastikan bahwa semua dokumen pengadaan lengkap dan benar.

5. Mengelola Risiko

Mereka harus mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan proses pengadaan. Ini bisa termasuk risiko keterlambatan pengiriman, kualitas barang yang tidak sesuai, atau masalah dengan pemasok.

Jobdesc Procurement Staff

Jobdesc atau deskripsi pekerjaan Procurement Staff mencakup berbagai tugas yang perlu dilakukan untuk mendukung operasi pengadaan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa tugas utama yang biasanya termasuk dalam jobdesc Procurement Staff:

1. Menganalisis Kebutuhan Pengadaan

Procurement Staff harus bekerja sama dengan departemen lain untuk memahami kebutuhan pengadaan mereka. Ini termasuk mengevaluasi permintaan pengadaan dan memastikan bahwa semua kebutuhan didokumentasikan dengan jelas.

2. Mencari Dan Memilih Pemasok

Mereka harus mencari pemasok potensial dan mengevaluasi mereka berdasarkan berbagai kriteria, seperti harga, kualitas, dan kapasitas produksi. Procurement Staff juga harus mengunjungi pabrik atau fasilitas pemasok untuk memastikan bahwa mereka dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.

3. Mengelola Kontrak Dan Negosiasi

Procurement Staff bertanggung jawab untuk menegosiasikan kontrak dengan pemasok. Ini termasuk menentukan syarat dan ketentuan pembelian, harga, jadwal pengiriman, dan syarat pembayaran. Mereka juga harus memastikan bahwa semua kontrak sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan hukum.

4. Mengelola Proses Pembelian

Mereka harus mengelola seluruh proses pembelian, mulai dari membuat pesanan pembelian hingga menerima barang atau jasa. Ini termasuk memastikan bahwa semua dokumen terkait, seperti faktur dan tanda terima, lengkap dan akurat.

5. Pemantauan Dan Evaluasi Kinerja Pemasok

Harus memantau kinerja pemasok secara terus-menerus untuk memastikan bahwa mereka memenuhi standar perusahaan. Ini bisa termasuk mengevaluasi kualitas barang yang diterima, ketepatan waktu pengiriman, dan responsifitas terhadap permintaan atau masalah.

6. Pelaporan dan Dokumentasi

Mereka harus menyusun laporan berkala tentang aktivitas pengadaan dan kinerja pemasok. Laporan ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan untuk membuat keputusan pengadaan yang lebih baik di masa depan.

Skill yang Dibutuhkan Untuk Menjadi Procurement Staff

Menjadi Procurement Staff yang sukses membutuhkan berbagai skill yang berbeda. Berikut adalah beberapa skill utama yang dibutuhkan:

1. Kemampuan Analitis

Procurement Staff harus mampu menganalisis data pengadaan dan mengidentifikasi tren atau pola yang dapat membantu mereka membuat keputusan pengadaan yang lebih baik. Mereka juga harus dapat mengevaluasi kinerja pemasok dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.

2. Kemampuan Negosiasi

Negosiasi adalah salah satu skill terpenting untuk Procurement Staff. Mereka harus mampu bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik dan syarat yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Kemampuan ini membutuhkan kepercayaan diri, ketegasan, dan pemahaman yang baik tentang pasar dan produk yang dibeli.

3. Kemampuan Komunikasi

Procurement Staff harus mampu berkomunikasi secara efektif dengan berbagai pihak, termasuk pemasok, manajemen, dan departemen lain dalam perusahaan. Mereka harus dapat menjelaskan kebutuhan pengadaan dengan jelas dan memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memahami syarat dan ketentuan pembelian.

4. Kemampuan Manajemen Waktu

Mengelola proses pengadaan sering kali melibatkan berbagai tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang ketat. Procurement Staff harus mampu mengelola waktu mereka dengan baik dan memastikan bahwa semua tugas diselesaikan tepat waktu.